referenti esterni
normativa di riferimento
incarichi
AGID – Agenzia per l’Italia Digitale
L’Agenzia per l’Italia Digitale è l’agenzia tecnica della Presidenza del Consiglio che ha il compito di garantire la realizzazione degli obiettivi dell’Agenda digitale italiana e contribuire alla diffusione dell’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, favorendo l’innovazione e la crescita economica.
AgID ha il compito di coordinare le amministrazioni nel percorso di attuazione del Piano Triennale per l’informatica della Pubblica amministrazione, favorendo la trasformazione digitale del Paese.
AgID sostiene l’innovazione digitale e promuove la diffusione delle competenze digitali anche in collaborazione con le istituzioni e gli organismi internazionali, nazionali e locali.
[dal sito https://www.agid.gov.it/, consultato il 30/10/2020]
AGID – Le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
“Le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” sono state prodotte ed adottate per promuovere una sempre più efficace gestione documentale dei procedimenti amministrativi al fine di garantisce la corretta amministrazione dei documenti, dalla produzione alla conservazione.
Oltre al documento principale, offrono sei allegati tecnici e sono state emanate dopo avere seguito la procedura conforme alle indicazioni dell’art. 71 “Regole tecniche” del Codice dell’Amministrazione digitale (CAD).
Hanno il duplice scopo di:
– aggiornare le regole tecniche attualmente in vigore sulla formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, già precedentemente regolate nei DPCM del 2013 e 2014;
– fornire una cornice unica di regolamentazione per le regole tecniche;
I documenti pubblicati sono stati realizzati da un gruppo di lavoro costituito da AgID e da esperti del settore.”
[Questa la presentazione delle Linee Guida dal sito AGID https://www.agid.gov.it/it/agenzia/stampa-e-comunicazione/notizie/2020/09/11/formazione-gestione-conservazione-documenti-informatici-online-linee-guida, consultato il 24/11/2020]
Qui sotto i pdf delle Linee Guida e dei 6 allegati:
Linee Guida sulla formazione gestione e conservazione del documento informatico
Allegato 1 Glossario dei termini e degli acronimi
Allegato 2 Formati di File e Riversamento
Allegato 3 Certificazione di processo
Allegato 4 Standard e specifiche tecniche
Allegato 6 Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati
DIREZIONE GENERALE PER GLI ARCHIVI
La Direzione generale per gli archivi (Ministero per i beni e le attività culturali e per il turismo), secondo quanto previsto dal Codice dei beni culturali e del paesaggio e nell’ambito delle linee di indirizzo indicate dal Ministero, promuove e coordina le attività relative alla conservazione, tutela e valorizzazione del patrimonio archivistico nazionale.
In particolare:
- svolge funzioni di coordinamento e di vigilanza;
- elabora e coordina le metodologie archivistiche relative all’attività di ordinamento e di inventariazione;
- esercita il coordinamento dei sistemi informativi archivistici sul territorio nazionale;
- studia ed applica sistemi di conservazione permanente degli archivi digitali;
- promuove l’applicazione di metodologie e parametri anche attraverso iniziative di formazione e aggiornamento;
- cura la pubblicazione di collane specialistiche;
- intrattiene relazioni internazionali con istituzioni archivistiche estere e soprannazionali;
- finanzia progetti di ricerca per la valorizzazione e la conservazione del patrimonio archivistico.
[dal sito http://www.archivi.beniculturali.it/, consultato il 30/10/2020]
IPA – Indice dei domicili digitali delle Pubbliche Amministrazioni
L’indice dei domicili digitali delle Pubbliche Amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi (IPA), gestito dall’Agenzia per l’Italia Digitale, è l’elenco pubblico di fiducia contenente i domicili digitali da utilizzare per le comunicazioni e per lo scambio di informazioni e per l’invio di documenti validi a tutti gli effetti di legge tra le pubbliche amministrazioni, i gestori di pubblici servizi e i privati.
I domicili digitali di un ente sono gli indirizzi elettronici associati alle sue Aree Organizzative Omogenee, che corrispondono ai relativi registri di protocollo.
[dal sito https://indicepa.gov.it/documentale/index.php, consultato il 30/10/2020]
Il sito IndicePA è ricco di informazioni e si pone quale un prezioso snodo informativo.
Da un lato raccoglie ed espone le PEC degli enti, dall’altro fornisce i codici (Codice Univoco dell’ente e Codice Univoco Ufficio)indispensabili per la gestione della Fatturazione elettronica.
CODICE UNIVOCO
Il Codice Univoco (codice IPA) viene assegnato ad ogni Ente al termine del processo di accreditamento e viene comunicato tramite e-mail dal Gestore dell’IPA al referente dell’Ente.
Il Politecnico di Milano è accreditato presso l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) ed il Resposnsabile della Gestione Documentale, interagisce con il “Gestore dell’IndicePA” e il Rettore, quale “Responsabile dell’Ente” per l’inserimento e la modifica dei dati dell’Ente, nonché per ogni altra questione riguardante la presenza dell’Ente presso l’IndicePA.
Il codice IPA del Politecnico di Milano è: PM (ai sensi del DPCM 3 dicembre 2013, art. 13).
CODICE UNIVOCO UFFICIO
Il Codice Univoco Ufficio, è un identificativo univoco assegnato ad ogni ufficio di ogni Ente presente in IPA.
Presso il nostro Ateneo sono presenti numerosi codici univoci ufficio, integrati nel registro di protocollo, che consentono la gestione della Fatturazione Elettronica (vedi pagine dedicate sul sito IPA – Fatturazione Elettronica).
Il nostro Ateneo ha molti CUU, nell’anagrafica del registro di protocollo possiamo verificare il codice di ciascuna struttura, qui sono riportati – a titolo esemplificativo – i codici della Direzione Generale e dei Dipartimenti:
UFZCNJ – DIREZIONE GENERALE (Ufficio eFatturaPA)
IKK53H – DABC – Dipartimento Architettura, Ingegneria delle Costruzioni e Ambiente Costruito
UUZZW7 – DAER – Dipartimento Scienze e Tecnologie Aerospaziali
Z0627Y – DASTU – Dipartimento Architettura e Studi Urbani
N0587E – DCMC – Dipartimento Chimica, Materiali e Ingegneria Chimica “Giulio Natta”
JO147W – DEIB – Dipartimento Elettronica, Informazione e Bioingegneria
QYFMCF – DENG – Dipartimento Energia
SI3MIP – DESIGN – Dipartimento Design
SYQZF9 – DFIS – Dipartimento Fisica
IPG7S9 – DICA – Dipartimento Ingegneria Civile e Ambientale
E4W6T8 – DIG – Dipartimento Ingegneria Gestionale
32K4JJ – DMAT – Dipartimento Matematica
WENVT1 – DMEC – Dipartimento Meccanica
Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia
La Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia è una delle 14 Soprintendenze istituite nei capoluoghi di regione quali organi periferici del Ministero per i beni e le attività culturali. Opera sulla base del Codice dei beni culturali e del paesaggio (Dlgs. 22 gen. 2004, n. 42 e successivi aggiornamenti) e dei regolamenti organizzativi del Ministero. Per quanto riguarda questi ultimi ci si riferisce in particolare al DPCM 171/2014 e successive modifiche e al DM 44 del 23/1/2016 (pubbl. GU 59 del 11/3/2016). Rimane tuttora in vigore la Legge archivistica DPR 30 set. 1963, n. 1409 per alcuni articoli, e precisamente quelli indicati nell’allegato 1 del Dlgs 1 dic. 2009, n. 179 (Disposizioni legislative statali anteriori al 1 gennaio 1970, di cui si ritiene indispensabile la permanenza in vigore ecc.).
Compito primario è la tutela e vigilanza, nell’ambito regionale, su una grande varietà di complessi documentari e librari di interesse storico, e precisamente tutti quelli compresi nell’accezione di “non statali” appartenenti a:
a) enti pubblici territoriali (regioni, province, comuni)
b) enti pubblici non territoriali (ad esempio camere di commercio, università, istituti scolastici, aziende sanitarie locali e aziende ospedaliere, agenzie delle entrate, agenzie ex fiscali, agenzie regionali per la protezione ambientale, Banca d’Italia, INPS, INAIL, ACI, e molti altri)
c) privati, sia persone fisiche e famiglie, sia persone giuridiche (ad esempio imprese sia individuali che collettive, fondazioni, partiti politici, sindacati ecc.).
[dal sito http://www.sa-lom.archivi.beniculturali.it/index.php?id=2, consultato il 30/10/2020]
NORMATIVA ITALIANA
CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale
Il Codice è in costante aggiornamento, si consiglia quindi di consultare il sito AGID:
Codice dell’amministrazione digitale Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82
“Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) è un testo unico che riunisce e organizza le norme riguardanti l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti con i cittadini e le imprese. Istituito con il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, è stato successivamente modificato e integrato prima con il decreto legislativo 22 agosto 2016 n. 179 e poi con il decreto legislativo 13 dicembre 2017 n. 217 per promuovere e rendere effettivi i diritti di cittadinanza digitale.
Con l’ultimo intervento normativo il CAD è stato ulteriormente razionalizzato nei suoi contenuti. Si è proceduto a un’azione di deregolamentazione, sia semplificando il linguaggio, sia sostituendo le precedenti regole tecniche con linee guida, a cura di AgID, la cui adozione risulterà più rapida e reattiva rispetto all’evoluzione tecnologica.
Inoltre, come evidenziato dalla relativa relazione illustrativa del decreto legislativo n. 217/17:
- è stata sottolineata con maggior forza la natura di carta di cittadinanza digitale della prima parte del CAD con disposizioni volte ad attribuire a cittadini e imprese i diritti all’identità e al domicilio digitale, alla fruizione di servizi pubblici online e mobile oriented, a partecipare effettivamente al procedimento amministrativo per via elettronica e a effettuare pagamenti online;
- è stata promossa l’integrazione e l’interoperabilità tra i servizi pubblici erogati dalle pubbliche amministrazioni in modo da garantire a cittadini e imprese il diritto a fruirne in maniera semplice;
- è stata garantita maggiore certezza giuridica alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici prevedendo che non solo quelli firmati digitalmente – o con altra firma elettronica qualificata – ma anche quelli firmati con firme elettroniche diverse possano, a certe condizioni, produrre gli stessi effetti giuridici e disporre della stessa efficacia probatoria senza prevedere l’intervento di un giudice caso per caso;
- è stata rafforzata l’applicabilità dei diritti di cittadinanza digitale e promosso l’innalzamento del livello di qualità dei servizi pubblici e fiduciari in digitale, sia istituendo presso l’AgID l’Ufficio del Difensore civico per il digitale, sia aumentando la misura delle sanzioni irrogabili qualora i fornitori di servizi fiduciari violino le norme;
- è stato promosso un processo di valorizzazione del patrimonio informativo pubblico riconducendolo tra le finalità istituzionali di ogni amministrazione. “
[dal sito AGID https://www.agid.gov.it/it/agenzia/strategia-quadro-normativo/codice-amministrazione-digitale, consultato il 14/11/2020]
- Legge 241_1990 – Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi
- dpr 445_2000 TUDA – 28 dicembre 2000 – Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (TUDA), (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 42 del 20-02-2001)
NORMATIVA EUROPEA
Il Regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature) – Regolamento UE n° 910/2014 sull’identità digitale – ha l’obiettivo di fornire una base normativa a livello comunitario per i servizi fiduciari e i mezzi di identificazione elettronica degli stati membri.
Decisione_2015-1506 (1) – DECISIONE DI ESECUZIONE (UE) 2015/1506 DELLA COMMISSIONE dell’8 settembre 2015 che stabilisce le specifiche relative ai formati delle firme elettroniche avanzate e dei sigilli avanzati che gli organismi del settore pubblico devono riconoscere, di cui all’articolo 27, paragrafo 5, e all’articolo 37, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno
Nodo eIDAS italiano
Nodo eIDAS italiano|Agenzia per l’Italia digitale (agid.gov.it)
connecting Europe
https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/eSignature
NORMATIVA INTERNA al Politecnico di Milano
Oltre alle edizioni precedenti del MdG (vedi pagina), esistono disposizioni in materia di gestione documentale, emanate dalla Direzione Generale del Politecnico di Milano, in particolare:
prot 1234_2009 – “Nuove regole per il trattamento della posta dell’Amministrazione centrale” (NR-AC 2009), circolare del 21/1/2009, prot. 1234 e successivi aggiornamenti (prot 40377_2013);
prot. 38406_2013 – “Nuovo Titolario di classificazione unico per l’Amministrazione Centrale, per le Strutture di Ateneo per la didattica e la Ricerca e per le strutture Tecniche del Politecnico di Milano”
prot 57830_2016 – “Dematerializzazione decreti e contratti”, a partire dal 1 settembre 2016;
prot 112029_2017 e allegato 2 (Modalità di notifica e gestione documentale a protocollo) – “Funzionamento dell’Ufficio Procedimenti Disciplinari (UPD) in relazione ad illeciti disciplinari commessi dal personale tecnico-amministrativo e dal personale con qualifica dirigenziale del Politecnico di Milano”, del 29 novembre 2017;
prot. 113938_2017 – “Regolamento in materia di procedimenti amministrativi, accesso documentale, civico e generalizzato”, del 4 dicembre 2017 (per la modulistica si rimanda al sito “Normativa Istituzionale“, mentre per comodità si riportano i seguenti documenti: tabella_A_tabella_dei_procedimenti_amministrativi_aree_e_servizi e tabella_B_tabella_dei_procedimenti_amministrativi_dipartimenti_e_poli );
prot 27380_2019 – “Gestione documentale del protocollo riservato”, a partire dal 1 marzo 2019;
prot. 31668_2021 – “Adozione Piano generale conservazione documenti del Politecnico di Milano” DD del 25 febbraio 2021;
Per altra normativa interna POLIMI, si rimanda alle pagine della Normativa Istituzionale.
RIFERIMENTI DISCIPLINARI
Oltre ai siti istituzionali, per i quali si rimanda a “referenti esterni“, si fornisce qui una serie di indicazioni bibliografiche sui gruppi di lavoro che – in un recente passato – hanno lavorato e prodotto documenti in ambito di protocollo informatico e gestione documentale informatica.
I suggerimenti non sono esaustivi ma indicativi e possono essere lo spunto per interessanti approfondimenti.
Gruppo di lavoro degli archivisti delle università italiane aderenti al progetto “Titulus 97” – link https://www.unipd.it/archivio/progetti/titulus/, ultimo aggiornamento del sito: 8 gennaio 2008 [sito consultato il 25/11/2020]
Titolario di classificazione I calzini del principe Carlo – I titolari per gli archivi delle università italiane in vigore dal 1° gennaio 2007” Padova, 2007
Incarichi
- Responsabile della gestione documentale (RGD)
- Responsabile della Conservazione Digitale (RCD)
- Responsabile della Transizione al Digitale (RTD)
- Silvia Bergna
- Silvia Bergna
- Fabrizio Pedranzini
- nomina con Decreto – prot. n. 40615 del 29/09/2014
- nomina con Decreto – prot n. 30919 del 24/02/2021
- nomina con Decreto – prot. n. 119956 del 20/12/2017
Il Responsabile della gestione documentale (RGD) è nominato ai sensi dell’art. 3, comma b) del DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”.
Al Responsabile della gestione documentale vengono delegate le seguenti funzioni:
- PREDISPORRE LO SCHEMA DEL MANUALE DI GESTIONE
- PREDISPORRE IL PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA
- DEFINIRE I CRITERI MINIMI PER IL TRATTAMENTO DEI DOCUMENTI INFORMATICI
- GESTIRE IL PROTOCOLLO INFORMATICO
- PRODUZIONE DEL PACCHETTO DI VERSAMENTO
Responsabile della Conservazione Digitale (RCD) è nominato ai sensi dell’art. 3, comma b) del DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”.
Con l’entrata in vigore del DPCM del 03 Dicembre 2013 è diventata obbligatoria la nomina e la formazione specialistica di un Responsabile della Conservazione Sostitutiva per tutte le aziende e le pubbliche amministrazioni che intendono adottare sistemi di Fatturazione Elettronica, FatturaPA e Conservazione Sostitutiva. Il DPCM 03 Dicembre 2013 assegna al Responsabile della Conservazione Sostitutiva il compito di predisporre obbligatoriamente il Manuale della Conservazione Sostitutiva e di tenerlo periodicamente aggiornato in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici.
Responsabile della Transizione al Digitale (RTD)
Il Responsabile per la Transizione al Digitale (RTD) ha tra le principali funzioni quella di garantire operativamente la trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione, coordinandola nello sviluppo dei servizi pubblici digitali e nell’adozione di modelli di relazione trasparenti e aperti con i cittadini.
L’ articolo 17 del Codice dell’Amministrazione Digitale obbliga tutte le amministrazioni a individuare un ufficio per la transizione alla modalità digitale – il cui responsabile è il RTD – a cui competono le attività e i processi organizzativi ad essa collegati e necessari alla realizzazione di un’amministrazione digitale e all’erogazione di servizi fruibili, utili e di qualità.