Tenuta e scarto dei documenti (analogici)

Le attività previste in archivio di deposito

consultare

versare

scartare

consultare

La documentazione amministrativa conservata in archivio di deposito può essere consultata – dal personale afferente ai servizi dell’Ateneo – per la gestione di pratiche amministrative. I nostri principali utenti interni sono:

• Area didattica – servizio segreterie studenti – esami di stato
• Area Risorse Umane e Organizzazione – servizio gestione personale docente
• Area Risorse Umane e Organizzazione – servizio gestione personale tecnico amministrativo
• Area sviluppo e rapporti con le imprese – servizio Master e Formazione continua

versare – trasferimento delle unità archivistiche analogiche nell’archivio di deposito

Periodicamente gli uffici individuano i fascicoli da versare all’archivio di deposito dandone comunicazione al responsabile della gestione documentale (RGD), il quale provvede al loro trasferimento e compila o aggiorna il repertorio/elenco dei fascicoli.

Delle operazioni di trasferimento viene lasciata traccia documentale all’interno del sistema informatico di gestione dei documenti.

Convenzionalmente sono versati all’archivio storico tutti i documenti anteriori all’ultimo quarantennio.

E’ tuttavia possibile depositare anche documentazione successiva al quarantennio purché non rivesta più un preminente carattere giuridico-amministrativo per l’ente.

Ogni anno, in base al massimario di scarto, viene effettuata la procedura di selezione della documentazione da proporre allo scarto e attivato il procedimento amministrativo di scarto documentale con l’invio della proposta alla competente Soprintendenza archivistica.

I fascicoli non soggetti a operazioni di scarto sono trasferiti nell’archivio storico per la conservazione permanente.

scartare – la procedura dello scarto documentale

Viene periodicamente istruita la procedura di scarto di documentazione amministrativa, curando – anche per conto dei dipartimenti – la procedura interna (CdA) ed i rapporti con la Soprintendenza Archivistica per la Lombardia (nostro referente istituzionale).

Si rimanda al Piano generale conservazione dei documenti del Politecnico di Milano per le tempistiche di conservazione della documentazione amministrativa.

Qui di seguito i passaggi principali per lo scarto della documentazione (anche detta delle “tre approvazioni”) da seguirsi nei dipartimenti:

1. La segreteria di dipartimento redige un elenco (ad es. mandati di pagamento relativi agli anni 2006 e 2007) della documentazione da sottoporre ad autorizzazione allo scarto;
2. La giunta di dipartimento (o altro organo decisionale) approva lo scarto (prima approvazione);
3. Viene mandata comunicazione (ad es. con protocollo tra uffici) al servizio SMRA, dell’approvazione di questo scarto, allegando estratto di verbale;
4. SMRA inserisce tale richiesta nel primo CDA utile; contestualmente il dipartimento può predisporre l’invio dei materiali descritti al punto 1) ai depositi di SPPA (campus Leonardo, ed. 3, piano -1);
5. ricevuto il “placet” del CDA (seconda approvazione), SMRA invierà alla Soprintendenza Archivistica per la Lombardia richiesta di scarto documentale;
6. ricevuto il “nulla osta” (terza approvazione), SMRA procederà allo scarto fisico dei documenti al punto 1) e ne fornirà riscontro alla Soprintendenza;