La possibilità di effettuare registrazioni in uno o più repertori è subordinato all’autorizzazione che ogni operatore-Titulus può avere.
Se il proprio profilo di abilitazione (vedi PROFILI nella sezione ORGANIZZAZIONE) prevede la possibilità di registrare utilizzando un certo repertorio, avremo l’autorizzazione all’inserimento (I), se potremo vedere i repertori assegnati alla nostra UOR, saremo nella modalità visualizzazione (V).
I profili di amministrazione sistema ed alcune figure apicali, avranno la visione completa (C) dei repertori.
I repertori raccolgono/gestiscono registrazioni, di documentazione “in arrivo”, “in partenza” o “tra uffici”.
Per questo motivo anche i repertori saranno caratterizzati dalla possibilità di effettuare registrazioni, secondo le tre tipologie sopra riportate.
Dal 2009 il numero dei repertori in uso ed attivi presso il nostro registro di protocollo è aumentato di numero. In questa sezione vengono illustrati i principali repertori attivi al 31/12/2020, presentati – per comodità espositiva – secondo quattro aree funzionali:
Il Politecnico di Milano adotta un registro di protocollo informatico a partire dal 2005 (le prime registrazioni, sia in entrata che in uscita sono del 1/2/2005), ma si deve aspettare il 2007 per l’istituzione del repertorio DECRETI (2/1/2007) ed il 2009 per l’istituzione del repertorio CONTRATTI-CONVENZIONI e CONTRATTI in forma pubblico amministrativa.
[da “Che cos’è un Repertorio?” E. Rossini e R. Amici 08/07/2020]
“Con repertorio s’intende una forma di aggregazione documentale che riunisce documenti aventi stessa forma (tipologia di atto) e provenienza (prodotti dallo stesso ufficio), ma difformi per contenuto, ed ordinati in sequenza cronologica. Da tale sequenza deriva il numero identificativo progressivo (numero di repertorio), che ha valenza probatoria. Il repertorio può essere considerato quindi come una forma di organizzazione ed ordinamento dei documenti su base cronologica, e allo stesso tempo, una forma di registrazione parallela al registro di protocollo.”
Albo Ufficiale di Ateneo – albo online
Repertorio obbligatorio, gestito esclusivamente dalla UOP principale di Ateneo.
Dal 2017 la pubblicazione all’Albo Ufficiale di Ateneo è integrata nel registro di protocollo informatico (Titulus) ed i provvedimenti sono accessibili dalla home page di Ateneo (www.polimi.it > Il Politecnico > Albo Ufficiale di Ateneo).
La gestione dell’Albo on line è affidata alla Unit SMRA mentre la verifica della regolarità tecnico-amministrativa dell’atto spetta al responsabile del procedimento amministrativo.
Si rimanda alla procedura albo on line (agg 2020) dalla quale si anticipano tre raccomandazioni base:
– Occhio all’oggetto – l’oggetto utilizzato per descrivere il documento in fase di protocollazione, sarà lo stesso che comparirà nelle pagine on line dell’Albo Ufficiale di Ateneo, quindi: frasi brevi, con senso compiuto e con riferimenti coerenti tra il bando e l’oggetto stesso;
– Stesso RPA – il documento protocollato ed il documento da pubblicare all’albo devono avere lo stesso RPA. Nessuno vieta che – una volta gestita la semplice procedura di avvio alla pubblicazione all’Albo – si operi un cambio di RPA (per tornare ad una coerenza di gestione e di fascicolazione)
– Obbligo file associati – sarà obbligatorio associare ad una registrazione a protocollo il file del provvedimento descritto. Come per altri passaggi – quali la descrizione degli allegati o la classificazione – anche in questo caso, se non si ha associato un file prima di completare la registrazione, questa non viene resa possibile
Ma perché un albo line ?
“La Legge 7 agosto 1990, n. 241 in materia di procedimento amministrativo stabilisce il diritto dei cittadini di prendere visione e di estrarre copia dei documenti le cui finalità siano considerate rilevanti per il pubblico, è per questo motivo che le PA sono tenute a pubblicare all’ALBO che con la Legge del 18 giugno 2009, n. 69 è obbligatoriamente on-line, le tipologie documentali che hanno effetto di pubblicità legale.
Per saperne di più a livello normativo sull’Albo on line si rimanda alle Linee guida sulla pubblicità legale dei documenti e sulla conservazione dei siti web delle PA pubblicate da Agid, maggio 2016. ”
[da Che cos’è un Repertorio? creato da , ultima modifica di Ramona Amici il lug 08, 2020]
procedura di lavoro "ANTE"
La procedura albo on line (agg 2020) illustra i passaggi dalla registrazione del documento da pubblicare alla sua richiesta di pubblicazione.
Ma anche ciò che si deve fare nel caso si voglia estendere il periodo di pubblicazione o si debba intervenire su un documento non ancora pubblicato.
procedura di lavoro "POST"
Una volta terminata la pubblicazione, il documento esposto all’albo online, è accessibile solo consultando il registro di protocollo, seguendo le indicazioni della Procedura per accesso a documenti registrati a protocollo ed esposti all Albo (2019).
ATTENZIONE AI TEMPI
Verranno pubblicate all’albo ufficiale di ateneo tutte le istanze che perverranno in bozza (come da procedura ) entro le ore 15.45 di ciascun giorno lavorativo.
Le richieste che perverranno dopo questo orario verranno pubblicate il primo giorno lavorativo successivo.
In sede di richiesta di pubblicazione si può indicare anche un giorno successivo a quello di compilazione.
La pagina web del nostro albo ufficiale viene aggiornata alle ore 9 / 11 / 13 / 15 / 17
Avvisi e Bandi Interni
Repertorio “in partenza”, utilizzato dai servizi ARUO e dalle strutture periferiche (dipartimenti e poli territoriali).
Comunicazioni MIUR
Repertorio “in arrivo”, gestito dalla UOP principale di Ateneo
Dal 2013 le circolari in arrivo dal Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca (MIUR) indirizzate al Rettore e/o al Direttore Generale, vengono periodicamente registrate in questo repertorio, cui hanno visibilità le figure apicale dell’Amministrazione centrale, e chi da loro delegato.
Decreti
Repertorio “in partenza”, tutti i profili Titulus sono abilitati a questo repertorio.
La prima registrazione è del 2007, gli originali – nel 2007 – sono ancora cartacei e raccolti in archivio di deposito.
Dal 1 settembre 2016 (vedi decreto prot 57830_2016) si introducono nuovi obblighi in merito alle registrazioni a questo repertorio.
A partire da … i servizi AURO utilizzano il sw VIDIMO per la formazione dei decreti a firma digitale. Ad oggi questo strumento è adottato da quasi tutte le strutture apicali dell’Ateneo. (vedi)
procedura di lavoro
< estrapolare da slide corso >
RDF Repertorio Documenti Fornitori
Repertorio “in arrivo”, gestito da tutte le UOP dell’Ateneo.
Un repertorio di “condivisione” istituito per la prima volta nel 2016 su richiesta dell’allora “Servizio Gare e Acquisti Servizi e Forniture” per consentire a tutti di accedere alla documentazione necessaria per la gestione degli acquisti, inviata al Politecnico dai nostri fornitori, documentazione che ha validità xx mesi e che quindi era inutile richiedere più volte quando ve ne fosse già a una “valida” a disposizione.
E’ quindi un repertorio nel quale tutti sono abilitati alla modalità “visione completa – C”.
Registro informatico giornaliero di protocollo
Repertorio obbligatorio, gestito in modalità web service.
La particolarità di questo repertorio è di essere costituito da documenti “non protocollati” e di seguire le “istruzioni_per_la_produzione_e_conservazione_registro_giornaliero_di_protocollo ” a cura di AGID (01/10/2015).
Come da prescrizione, il contenuto di questo repertorio è stato da subito oggetto di versamento in conservazione.
Qui sotto il file .xml in lettura:
Contratti in forma pubblica amministrativa
Repertorio in uscita, gestito dall’ufficiale rogante del nostro Ateneo e da incaricati del suo servizio.
La stipulazione dei contratti in cui uno dei contraenti sia una pubblica amministrazione deve avvenire sempre per iscritto. Una delle forme possibili, è la “forma pubblica-amministrativa”, che al Politecnico di Milano viene adottata per contratti il cui valore è superiore ai 100 000,00 Euro.
In questo caso l’atto è ricevuto, anziché dal notaio, da un ufficiale dell’amministrazione stessa, chiamato ufficiale rogante.
Il repertorio è attivo dal 2009 (ufficiale rogante: dott. Mario Recubini), inizialmente ancora con doppia annotazione su registro cartaceo (la numerazione è riportata nella scheda, in nota).
Dal 2014 (ufficiale rogante: dott. Francesco Cavazzana) i contratti registrati sono firmati digitalmente.
procedura di lavoro
< è opportuno inserire immagini per questo repertorio ? >
Registri vidimati Contratti in forma pubblica amministrativa
Repertorio in entrata, gestito esclusivamente dalla UOP principale di Ateneo.
Fin dal 2009 – in occasione dell’attivazione del repertorio “Contratti in forma pubblica amministrativa” – si è provveduto a produrre un “estratto” dal registro di protocollo, da produrre all’Agenzia delle Entrate, la quale apponeva la sua vidimazione su una delle due copie prodotte.
L’ufficiale rogante, provvedeva poi ad inserire l’annotazione dell’avvenuta validazione da parte dell’AdE.
Auspicando una completa digitalizzazione del processo, ed in attesa di poter ostendere un “pacchetto” digitale (cfr. il pacchetto fornito in occasione all’accesso agli atti), a partire dal 2017, si è intrapresa l’attività di produzione di un originale digitale da originale analogico.
eventuali link alle pagine della conservazione
link anche alle pagine dei formati
PROTOCOLLO RISERVATO
Tre repertori, in entrata, in uscita e tra uffici, gestiti dai profili indicati nel decreto che ne istituisce le funzioni.
Le registrazioni sono di tipo “riservato”, oltre che nel repertorio corretto, occorre fare attenzione di fleggare la voce “riservato” nel campo Visibilità (normalmente Pubblico):
Dal 1 marzo 2019 (prot 27380_2019 Gestione documentale del protocollo riservato) con Decreto del Direttore Generale, è formalizzato l’uso del Protocollo Riservato.
Per antica prassi, la documentazione inerente a temi cui fosse necessario agire in regime di riservatezza, veniva si descritta a protocollo (sia pur con oggetti vaghi e mai espliciti) ma – nell’ambito del protocollo informatico – non veniva mai effettuata scansione e gli originali (cartacei) venivano trattenuti presso gli uffici che agivano il provvedimento.
La possibilità e l’obbligo di gestire la documentazione in originale digitale, ha imposto il provvedimento di normativa interna.
La documentazione risulta soggetta ad una doppia “protezione”:
- la natura della registrazione (fleggando sulla scelta visibilità “riservata”);
- la registrazione in un repertorio dedicato, accessibile solo ai profili istituzionali indicati (art. … );
Prima del dispositivo del marzo 2019 erano attivi i repertori:
- Repertorio segnalazioni Anticorruzione (Arrivo e Partenza) = una sola registrazione in arrivo, nel 2016;
- Segnalazione illeciti – entrata = una sola registrazione nel 2018;
che cessano le loro funzioni con la sua entrata in vigore.
procedura per la gestione delle abilitazioni al protocollo riservato
Al solo personale abilitato all’uso del protocollo informatico Titulus, a questo link si trova la procedura per la gestione delle abilitazioni al protocollo riservato.
Repertorio Audit di Ateneo (documenti riservati)
Le esigenze del servizio “Internal Auditing PCT” (capo servizio Giovanni Di Gennaro) richiedono l’istituzione del repertorio.
Vedi DD n. 4072/2021 – Prot n. 78552 del 11/05/2021 (2021-PoliCle-0078552).
Per la registrazione di documentazione interna, con la possibilità di indicarla quale “riservata”, aventi ad oggetto attività di Audit.
I documenti registrati nel repertorio Audit di Ateneo, sono accessibili (come detentori della minuta, dell’originale o in cc) esclusivamente per le persone a ciò abilitate, specificatamente:
- il Rettore protempore;
- il Direttore Generale protempore;
- l’RPCT protempore;
- gli afferenti al Servizio Partecipazioni di Ateneo e Internal Auditing per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza.
Ed ancora ai:
- Prorettori (Prorettore Vicario, Prorettore delegato, Prorettori di Polo);
- Presidi di Scuola;
- Direttori dei Dipartimenti;
- Responsabili gestionali delle strutture (Dipartimenti, Poli e Scuole);
procedura per la gestione delle abilitazioni al Repertorio AUDIT
UPD (arrivo, partenza, tra uffici) altamente confidenziale
Tre repertori, in entrata, in uscita e tra uffici, gestiti dai profili indicati nel decreto che ne istituisce le funzioni.
UPD sta per Ufficio dei Provvedimenti Disciplinari per il personale tecnico e di qualifica dirigenziale. La documentazione relativa ad istruttorie aventi per oggetto il personale docente, non deve essere qui inserita, ma gestita nei repertori del PROTOCOLLO RISERVATO.
Le registrazioni sono di tipo “altamente confidenziale”, oltre che nel repertorio corretto, occorre fare attenzione di fleggare la voce “altamente confidenziale” nel campo Visibilità:
Del 29 novembre 2017 è la determina relativa al “Funzionamento dell’Ufficio Procedimenti Disciplinari in relazione ad illeciti disciplinari commessi dal personale tecnico-amministrativo e dal personale con qualifica dirigenziale del Politecnico di Milano” (cfr. prot 112029_2017 – UPD ) dove nell’allegato 2 è definita la “Modalità di notifica e gestione documentale a protocollo” delle comunicazioni relative a questo ufficio (vedi nel box procedure).
Anche per questi repertorio (come per quelli relativi ai protocolli riservati), la documentazione risulta soggetta ad una doppia “protezione”:
- la natura della registrazione (fleggando sulla scelta “altamente confidenziale”);
- la registrazione in un repertorio dedicato, accessibile solo ai profili istituzionali indicati (art. … );
procedura di lavoro
L’ allegato 2 – Manuale Funzionamento Ufficio Procedimenti Disciplinari illustra i passaggi dalle varie modalità di gestione per le diverse comunicazioni che l’UPD è tenuto ad avere.