Tutti i documenti, indipendentemente dal supporto, possono essere riuniti in fascicoli o serie documentarie.
Presso il Politecnico di Milano sono presenti tre tipologie di fascicolo:
- fascicolo di procedimento
- fascicolo personale (per il personale docente e tecnico amministrativo)
- fascicolo studente
L’apertura di un nuovo fascicolo è effettuata direttamente dal responsabile di procedimento.
La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l’operazione di apertura, regolata dal manuale operativo del sistema, che prevede la registrazione sul repertorio/elenco dei fascicoli o nel sistema informatico delle seguenti informazioni:
- categoria e classe del titolario di classificazione;
- numero del fascicolo (la numerazione dei fascicoli è annuale e indipendente per ogni classe);
- oggetto del fascicolo;
- data di apertura;
- ufficio a cui è assegnato;
- responsabile del procedimento (RPA);
- livello di riservatezza eventualmente previsto;
- tempo previsto di conservazione.
Il sistema di protocollo informatico aggiorna automaticamente il repertorio/elenco dei fascicoli.
Entro il mese di novembre il Responsabile della gestione documentale (RGD) provvede a formulare, sulla base del titolario, di concerto con le unità organizzative dell’ente, il piano della fascicolazione per l’anno successivo.
MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI DEI FASCICOLI
La riassegnazione di un fascicolo è effettuata, su istanza scritta (a mezzo email) dell’ufficio o dell’unità organizzativa che ha in carico il fascicolo, dal servizio archivistico che provvede a correggere le informazioni del sistema informatico e del repertorio dei fascicoli e inoltra successivamente il fascicolo al responsabile del procedimento di nuovo carico. Delle operazioni di riassegnazione, e degli estremi del provvedimento di autorizzazione, è lasciata traccia nel sistema informatico di gestione dei documenti.
TENUTA DEI FASCICOLI DELL’ARCHIVIO CORRENTE
I fascicoli dell’archivio corrente sono formati a cura dei responsabili di procedimento e conservati, fino al trasferimento nell’archivio di deposito, presso gli uffici di competenza.
PROCEDURA GESTIONE FASCICOLI
Qui le slide di un corso di formazione sulla fascicolazione, tenutosi presso il nostro ateneo: Titulus – fascicoli