3.1) Ho compilato tutti i campi per una registrazione a protocollo, clicco su registra e mi compare la scritta "Ripetizione inusuale di caratteri, nel campo oggetto", che fare ?
Il sw controlla che le parole siano “corrette” nella nostra lingua, quindi si blocca davanti ad espressioni quali: VIII o III, per le quali si consiglia di usare la versione con numeri arabi: 8. o 3.
Se poi si è fatto un banale “copia-incolla” con una frase, attenzione ai caratteri “vuoti”, magari infondo alla frase, perché anche loro – anche se invisibili – sono caratteri ripetuti.
3.2) Posso cancellare una registrazione a protocollo ?
Non è possibile cancellare una registrazione a protocollo, può esserne però effettuato un annullamento.
3.3) Come annullare un protocollo ?
Dal 1/3/2021 è possibile attivare richiesta di annullamento da “servizi online”
Nuova richiesta > protocollo > richiesta annullamento registrazione
La richiesta di annullamento può essere effettuata da chiunque sia abilitato al registro di protocollo.
In fase di annullamento verrà verificato che il richiedente coincida con l’operatore che ha effettuato la registrazione in Titulus.
Per ogni richiesta di annullamento si deve specificare:
– N. di protocollo e data di registrazione (attenzione indicare solo il numero di protocollo e non quello di un eventuale repertorio)
– Motivazione della richiesta
E’ prerogativa della UOP principale di Ateneo (il Servizio MRA), la facoltà di annullare una registrazione. L’operazione avverrà indicando nelle motivazioni il nome del richiedente utilizzando la formula “Su richiesta di … si annulla la presente registrazione, contenente un errore materiale di compilazione”.
Per ulteriori informazioni su questa procedura si veda la pagina “Annullamento dei dati di una registrazione”
3.4) Che differenza c’è tra ANNOTAZIONE e inserire una "nota" in modifica ?
Il contenuto del campo ANNOTAZIONE è immodificabile, datato e firmato, integra quindi i campi obbligatori della registrazione a protocollo.
Nei protocolli in entrata e comunque per i protocolli che non prevedano un invio a mezzo PEC, può servire per segnalare un errore di battitura o di trascrizione.
Il campo “nota”, accessibile dalla modalità Modifica, in una scheda già registrata, consente di aggiungere informazioni funzionali (parole chiave per ricerche interne alla propria UOR, o segnalazione di chi sta gestendo la pratica) che però possono essere cancellate;
3.5) Posso inserire un’ANNOTAZIONE ?
Si, chiunque sia abilitato all’uso del protocollo informatico (Titulus) può inserire una ANNOTAZIONE su una scheda di registrazione a protocollo.
Il campo ANNOTAZIONE è un campo indicizzato (nella ricerca globale) è datato e firmato (riporta il nome di chi la scrive). Viene utilizzata per integrare una registrazione errata (ad esempio con il nome del mittente errato) e testimonia la volontà di integrare – con altre informazioni o con correzioni – una scheda già esistente.
3.6) Cos’è una "voce di indice" in Titulus ?
Per “voce di indice” si intende una parola o una frase chiave che individua un procedimento amministrativo o una tipologia di documenti. L’utilizzo di una voce di indice in registrazione di documenti consente, una volta individuata la parola o frase chiave, la compilazione totale o parziale di alcuni dei campi di registrazione. Solo la UOP principale è abilitata alla creazione e alla modifica delle “voce di indice”.
3.7) Cos‘e l’impronta di un documento ?
L’impronta è la “rappresentazione digitale” del documento composta da una sequenza di simboli binari di lunghezza fissa, ottenuta attraverso l’applicazione di una specifica funzione di calcolo, che garantisce una associazione praticamente biunivoca tra l’impronta stessa ed il documento di origine.
3.8) Ho problemi con l’anagrafica di Titulus, a chi mi rivolgo ?
Eventuali problemi in ACL Titulus possono essere segnalati a protocollo@polimi.it
3.9) Abbiamo una nuova collega, cosa fare per abilitarla a Titulus ?
Dal 1/3/21 è possibile attivare richiesta da “servizi online”
Nuova richiesta > protocollo > abilitazione operatore Titulus
Per l’abilitazione di un nuovo operatore Titulus si richiede:
– Nome e cognome
– Codice persona
– Per gli operatori “subordinati”, si richiede venga indicato “modello” di riferimento (persona già abilitata in Titulus indicando nome cognome e codice persona)
– Per le figure apicali, l’indicazione del ruolo svolto (ad es. preside della facoltà ….; prorettore del polo …;)
– Per gli operatori a tempo determinato, il periodo da abilitare
Per approfondire vedi anche PROFILI nella sezione ORAGANIZZAZIONE
3.10) Come devo trattare un documento anonimo (privo di firma) ?
I documenti anonimi e privi di firma non hanno obbligo di protocollazione.
In ogni caso si valuterà il contenuto e si procederà a darne informazione , solo se il contenuto può essere considerato in qualche modo rilevante. La natura del contenuto può far agire in regime di riservatezza, senza comunque l’obbligo di registrazione.
3.11) Dobbiamo registrarci in un sito istituzionale che prevede lo scambi di informazioni a mezzo PEC, con tempistiche di risposta molto strette. come possiamo fare ?
Se la gestione è a mezzo PEC, occorre verificare quale UOP gestisce la casella PEC integrata a cui fa riferimento il proprio ufficio.
Per le aree dell’AC, la UOP da contattare è quella del servizio Posta Protocollo e Archivio (anche detta SMRA).
Per i dipartimenti, rivolgersi al RG che indicherà la UOP che gestisce le bozze di PEC.
Dopo aver verificato la UOP di riferimento, concordate con il personale le tempistiche di questo scambio di informazioni.